Pengantar Kearsipan Bag 1

Pengantar Kearsipan

Bag 1

Pengertian Arsip

Konsep arsip sudah dikenal ribuan tahun lalu, semula arsip menjadi satu dengan perpustakaan. Pemisahan arsip, dengan perpustakaan terjadi sekitar abad ke-12 ketika muncul negara kota yang mulai aktif dalam kegiatan perdagangan.

Pengertian arsip yang ada di Amerika Utara atau negara Anglo Saxon berbeda dengan pengertian arsip yang digunakan di Indonesia. Di Amerika Utara dibedakan konsep record artinya informasi terekam dengan tidak memandang bentuknya yang digunakan oleh instansi/lembaga atau perorangan dalam kegiatannya berkaitan dengan administrasi, bisnis atau perundang-undangan. Record ini bila telah diserahkan ke badan arsip menjadi archive. Untuk Indonesia pengertian record sama dengan arsip dinamis sedangkan pengertian archives menurut konteks Amerika Utara adalah arsip statis. Gabungan arsip dinamis dan arsip statis dikenal dengan istilah arsip.

Jenis dan Sirkul Hidup Arsip

Arsip dibagi dua ialah arsip dinamis dan statis. Pembagian tersebut dapat pula dilihat dari segi waktu dan bentuk. Arsip ini memiliki siklus hidup dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan dan atau penyimpanan abadi.

Konsep Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan oleh instansi, lembaga dan perorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip dinamis digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk jangka panjang, sedangkan sekitar 5% disimpan permanen. Bila disimpan permanen maka arsip dinamis berubah namanya menjadi arsip statis.

Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan jadwal retensi yang mencakup masa penyimpanan, tindakan pada jatuh waktu apakah dimusnahkan atau disimpan permanen. Arsip yang disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada Arsip Nasional RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak ditentukan oleh berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan administrasi, historis, informasi, dan perundang-undangan.

Susunan Penyimpanan Arsip Dinamis

Sistem pemberkasan arsip dinamis dimulai dengan menentukan struktur organisasi dari instansi /lembaga yang memiliki sistem pemberkasan yang mungkin berbeda dengan unit lain walaupun sama-sama di bawah instansi/lembaga yang sama. Perbedaan ini terjadi karena keperluan masing-masing unit berlainan.

Pemberkasan arsip dinamis dapat dilakukan menurut abjad, yang mencakup abjad nama, subjek dan geografi, menyusul numerik, alfanumerik (campuran antara angka dan huruf), klasifikasi dan kronologi. Masing-masing sistem pemberkasan memiliki keunggulan dan kelemahan, tergantung pada unit yang menggunakannya.