Pengantar Kearsipan

Pengertian Arsip

Konsep arsip sudah dikenal ribuan tahun lalu, semula arsip menjadi satu dengan perpustakaan. Pemisahan arsip, dengan perpustakaan terjadi sekitar abad ke-12 ketika muncul negara kota yang mulai aktif dalam kegiatan perdagangan.

Pengertian arsip yang ada di Amerika Utara atau negara Anglo Saxon berbeda dengan pengertian arsip yang digunakan di Indonesia. Di Amerika Utara dibedakan konsep record artinya informasi terekam dengan tidak memandang bentuknya yang digunakan oleh instansi/lembaga atau perorangan dalam kegiatannya berkaitan dengan administrasi, bisnis atau perundang-undangan. Record ini bila telah diserahkan ke badan arsip menjadi archive. Untuk Indonesia pengertian record sama dengan arsip dinamis sedangkan pengertian archives menurut konteks Amerika Utara adalah arsip statis. Gabungan arsip dinamis dan arsip statis dikenal dengan istilah arsip.

Jenis dan Sirkul Hidup Arsip

Arsip dibagi dua ialah arsip dinamis dan statis. Pembagian tersebut dapat pula dilihat dari segi waktu dan bentuk. Arsip ini memiliki siklus hidup dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan dan atau penyimpanan abadi.

Konsep Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan oleh instansi, lembaga dan perorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip dinamis digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk jangka panjang, sedangkan sekitar 5% disimpan permanen. Bila disimpan permanen maka arsip dinamis berubah namanya menjadi arsip statis.

Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan jadwal retensi yang mencakup masa penyimpanan, tindakan pada jatuh waktu apakah dimusnahkan atau disimpan permanen. Arsip yang disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada Arsip Nasional RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak ditentukan oleh berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan administrasi, historis, informasi, dan perundang-undangan.

Susunan Penyimpanan Arsip Dinamis

Sistem pemberkasan arsip dinamis dimulai dengan menentukan struktur organisasi dari instansi /lembaga yang memiliki sistem pemberkasan yang mungkin berbeda dengan unit lain walaupun sama-sama di bawah instansi/lembaga yang sama. Perbedaan ini terjadi karena keperluan masing-masing unit berlainan.

Pemberkasan arsip dinamis dapat dilakukan menurut abjad, yang mencakup abjad nama, subjek dan geografi, menyusul numerik, alfanumerik (campuran antara angka dan huruf), klasifikasi dan kronologi. Masing-masing sistem pemberkasan memiliki keunggulan dan kelemahan, tergantung pada unit yang menggunakannya.

PENILAIAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP

Prinsip-Prinsip Penilaian

1. Prinsip manfaat

Dilakukan secara teratur yang memungkinkan dicek pada setiap saat sehingga dapat diketahui apakah sistem arsip yang dilakukan sudah cukup baik atau apakan perlu perubahan terhadap sistem yang dipakai

2. Prinsip Kecepatan

Karena kearsipan adalah salahsatu saluran yang menuju kesumber informasi bagi kegiatan suatu organisasi maka dengan manajemen informasi sistem informasi yang diperlukan harus mempunyai tingkat keteraturan yang memadai serta ketepatan waktu apabila diperlukan.

3. Prinsip Efisiensi

Penilaian kearsipan adalah merupakan satu keputusan tentang apakah suatu kearsipan itu baik, apakah masihd apat dipertahankan sistem tersebut atau tidak, apakah masih perlu dirubah kepada yang lebih baik sehingga lebih efisien.

1. Angka kecermatan

Angka perbandingan jumlah warkat yang tidak ditemukan dengan jumlah yang ditemukan yang dinyatakan dengan persentase atau

Untuk menetukan apakah cukup pailit untuk jenis arsip yang dikelolah oleh organisasi tersebut.

Apabila angka kecermatan menunjukan diatas 3 % maka kearsipan tersebut perlu ditinjau kembali dan bila perlu diganti. Administrasi kearsipan disebut baik apabila angka kecermatan menunujkan angka 1 ½ %.

PENGAMATAN DAN PEMELIHARAAN

Pengamanan Arsip

* Menjaga arsip dari kehilangan dan kerusakan

Untuk arsip melik negara menurut UU. No. 71 tahun 1971 tentang ketentuan pidana yang menyangkut pengamatan informasi. Hal ini terdapat pada pasal 11 UU. No. 7 tahun 1971 yang berbunyi :

1. Barang siapa dan yang melawan hukum memiliki arsip sebagaimana pasal 1 UU. No. 7 tahun 1971 dapat dipidana penjara maksimal 10 tahun

2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana pada pasal 1 No. 1 tahun 1971 UU No. 7 yang dengan sengaja membertahukan hal-hal tentang isi naskah tersebut kepada phak ke 3 maka yang merahasiakan tersebut dapat dipidana penjara 1 tahun/seumur hidup. Dengan adanya ketentuan tersebut untuk mengamnakan arsip dari segi informasi.

Arsip Milik Negara

Pengamanan dari segi hukum diatur dengan hukum dagang/pidana secara fisik semua arsip harus diamankan dari kerusakan yang bila terjadi karena faktor internal dan eksternal.

Kerusakan dari segi internal :

o Kwalitas kertas
o Kwalitas tinta
o Kwalitas bahan perekat
o Tempat yang menyangkut personalia
o Bahan perekat secara sintesis dapat merusak kertas arsip.

Kerusakan dari segi eksternal

o Faktor lingkungan
o Faktor sinar matahari
o Faktor debu
o Faktor serangga dan jamur

2. pemindahan arsip statis kearsip nasional

3. pemindahan arsip yang tidak dipakai ketempat pemusnahan atau dengan cara lain. Pemindahan arsip kepusat penyimpanan arsip dengan cara penyiangi asip yang telah habis jangka waktu penyimpanan dan tidak dapat dipergunakan lagi.

Dengan penyiangi arsip akan diperoleh :

1. arsip yang akan dipindahkan terpusat penyimpanan
2. arsip yang yang harus dimusnahkan/dikirim kearsip nasional

Pemindahan arsip kepusat nasional tidak dapat dilakukan lembar demi lembar tetapi pebekas. Didalam pemindahan arsip keunit pengelolah kepusat penyimpanan perlu disiapkan perlengkapan older, box, dan tali.

Dalam pemindahan arsip berisi :

1. nama unit pengelola
2. pokok masalah
3. macam-macam arsip
4. keadaan fisik arsip
5. jumlah berkas.

Berita acara pemindahan arsip yang tak berguna/tidak berfungsi dapat dimusnahka

Pemindahan arsip kearsip nasional dengan caa : menyeleksi arsip yang bersifat permanen. Untuk mengetahui nilai permanen/sementara dengan meemriksa jadwal retensi/melalui jangka waktu penyimpanan baik sebagai arsip/non aktif arsip yang telah habis maka penyimpannnya haus dipindahkan tepi tidak semua arsip yang habis jangka penyimpannnya yang harus dipindahkan.

Masalah pemusnahan arsip

Pemunahan arsip/dokumen menghapus keberadaan keuanyadari tempat penyimpanan arsip. Hal ini adalah tindakan menghancurkan secara fisik. Arsip/dokumen yang sudah berakhir dan tidak memiliki nilai. Penghancuran arsip tidakdilakukan secara total sehingga dihilangkan identitasnya..

Cara pemusnahan arsip.

1. dengan membakar arsip
2. penghancuran dengan bahan kimia
3. pencacahan arsip dengan pencacahan arsip.

Arsip yang sudah habis masanya telah dimusnahkan tidak dibenarkan dimanfaatkan dengan cara sebagai sampul surat atau dijual.

Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara lain :

1. membuat daftar arsip yang digunakan
2. membuat berita acara pemusnahan
3. disaksikan 2 orang pejabat yang berwenang.

Apabila diadakan penyusutan maka terjadi pemindahan arsip dan akan terjadi penelitian terhadap arsip/dokumen, bagi arsip yang tidak berguna/tidak berfungsi dapat dimusnahkan. Pengaturan tata laksana keterangan/informasi dalam rangka efisiensi kerja perlu direncanakan pengaturan arsip/dokumen sebaik mungkin termasuk pemusnahan tadi. Hal ini perlu diingatkan sebab orang mungkin sering lupa bahwa tiap organisasi dalam kegiatannya selalu menciptakan warket-warket/bentuk lain yang menjadi barng simpanan yang pada akhirnya membutuhkan ruangan/tempat penyimpanan yang banyak maka disinilah diprlukan pemusnahan agar ruangan tidak diperlukan warket-warket/dokumen yang tidak diperlukan lagi. Sudah barang tentu melalui pedoman dan pengaturan karena banyaknya petugas arsip yang tidak tahu cara mengelola arsip mereka dengan pengetahuan arsip secara sederhana, maka tiap pengelola harus dibekali :

1. pengetahuan warket/dokumen
2. menentukan macam-macam metode
3. syarat-syarat petugas kearsipan
4. pengetahuan untuk mengetahui angka pencermata/angka
5. pengtahuan bidang-bidang metode khusus dibidang kearsipan
6. cara membuat jadwal retensi untuk arsip yang disimpan
7. cara menumbuhkan nilai kegunaan arsip/dokumen
8. cara pemindahan/pemeliharaan arsip
9. melakukan pemusnahan arsip

Sebagai bahan kajian untuk organisasi perlu meningkatkn pengamaan dibidang kearsipan, karena arsip merupakan pusat ingatan bagi organisasi. Jangan sampai petugas dengan mudah membakar dokumen kerena tindakan tersebut harus memenuhi prosedur, hal ini perlu diperhatikan bagi kantor yang belum mempunyai aturan.

Sehubungan dengan peraturan no. 7 tahun 1971, ada pula surat-surat edaran no 1,2,3/ED/ tanggal 6 November 1971 yang menyangkut arsip dokumen keuangan sebelum dimusnahkan harus dipertimbangkan :

1. apakah dokumen tersebut diperiksa/diperitikasi hal-hal yang dapat memberikan petunjuk kearah pencemaran.

2. Apakah peraturan perundangan yang melarang pemusnahan dokumen tersebut mengandung nilai sejarah.

3. Apakah dokumen tersebut sudah tidak mempunyai kekuatan pembuktian.

Sebenarnya perlu diketahui sejak sebelum kemerdekaan yaitu 19 Oktober 1941, telah ada usul-usul ada persetujuan dari zaman Belanda tetapi karena pecah Perang Dunia ke-2 tidak sempat diberlakukan. Namun bila dibandingkan segala peraturan perundangan pada Zaman Hindia Belanda dahulu maka UU kearsipan tahun 1971 sudah jauh lebih maju terutama mengenai ketentuan :